Dicas de uso 1: Despesas de viagem

Pablo, um amigo, me perguntou o outro dia como controlar as despesas de viagem e outras formas de despesas para as quais recebe um adiantamento da empresa.

Existem 2 formas:

• criar uma conta EMPRESA ;
  
• criar uma ou mais categorias e subcategorias para controlar a entrada e saída de dinheiro.
  

Criar uma Conta

Crie uma conta do tipo dinheiro e dê à ela o nome de sua empresa, ou quem sabe o prosaico nome EMPRESA.

Todas as despesas e receitas devem referenciar esta conta. Neste caso você poderá ou não criar categorias e subcategorias específicas para desdesas relacionadas à estes gastos.

A única dificuldade é na hora de conciliar as contas, pois quando você recebe o adiantamento, o recebe em dinheiro ou com um depósito em sua conta corrente. Nesta hora você terá que reconciliar ao menos 2 contas: a da EMPRESA e de depósito.

A forma de fazer é "transferir" o dinheiro da conta onde foi depositado para a conta EMPRESA. Na reconciliação a conta de depósito vai estar com um saldo maior do que o MS Money lhe diz. Esta diferença terá de ser exatamente o saldo da conta EMPRESA.

Para emissão do relatório de prestação de conta basta emitir qualquer relatório que o layout o agrade mais filtrando apenas para a conta EMPRESA.

Criar Categorias e Subcategorias

Você pode criar uma categoria Empresa, por exemplo, e tantas subcategorias quanto julgue necessário para seus controles. Eu particularmente criei apenas 2 subcategorias:

• Empresa com nota ;
• Empresa sem nota.
  

Na "Empresa com nota" entra o valor do adiantamento e todas as despesas para as quais eu tenha uma nota fiscal para comprovar. Isso me permite rapidamente conciliar minhas notas em mãos com meu relatório de comprovação de despesas.

Na "Empresa sem nota" vão todas as despesas para as quais não é emitida uma nota, como a compra de refrigerante em uma vending-machine do hotel.

A vantagem desta abordagem é que você pode usar qualquer uma de suas contas existentes para registrar despesas e receber o adiantamento. A reconciliação das contas é normal. Porém, o saldo atual de seu adiantamento você apenas terá à partir da emissão de um relatório.

Este relatório deverá ser filtrado para apenas mostrar a categoria "Empresa" e suas subcategorias.